Hoy la Inspección de Trabajo no accede en remoto a tu registro de jornada: lo revisa en el centro de trabajo o te lo requiere por escrito. El acceso remoto mediante una API estandarizada es una de las novedades del proyecto de Real Decreto de registro horario digital, que a agosto de 2026 no está publicado en el BOE.
Conviene decirlo así de claro porque hay mucho software vendiéndose con la idea contraria: que la Inspección ya puede entrar en tu sistema cuando quiera. No puede. Lo que sí puede hacer, y hace todos los días, es pedirte los registros y esperar una respuesta rápida.
Cómo accede hoy la Inspección al registro de jornada
Situación normativa a agosto de 2026.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y vigente desde el 12 de mayo de 2019, obliga a llevar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona trabajadora, a conservarlo cuatro años y a mantenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
"A disposición" no significa "en la nube por si acaso". Significa que cuando la Inspección lo pida, aparezca. Y lo pide de tres maneras.
Visita al centro de trabajo
Es la vía más directa y la que menos margen deja. El inspector o subinspector se persona en el centro, se identifica y solicita los registros del periodo que le interese. La norma exige que los datos puedan consultarse de forma inmediata en el centro de trabajo, así que la respuesta "los tiene la gestoría" no cierra el asunto: obliga a explicar por qué el registro no está donde debería.
Durante la visita se suele contrastar lo registrado con lo que se ve: quién está trabajando en ese momento, a qué hora dice el sistema que entró, qué horario figura en su contrato.
Requerimiento de comparecencia
La Inspección cita a la empresa a comparecer en sus dependencias en una fecha concreta, con la documentación que enumera en la citación. Aquí hay días de margen, pero el listado suele ser largo: registros diarios persona a persona, contratos, cuadrantes, nóminas del mismo periodo, convenio colectivo aplicable y acuerdos de empresa sobre jornada.
Requerimiento de documentación
Sin visita ni comparecencia: un escrito que pide aportar determinada documentación en un plazo. Es la vía más habitual en actuaciones que arrancan por denuncia o por cruce de datos, y la que más se juega en la logística. El plazo lo fija el inspector, y no atenderlo en tiempo tiene su propio reproche, distinto del de la infracción de fondo.
En los tres casos el patrón es el mismo: la empresa entrega, la Inspección revisa. No hay conexión directa a ningún sistema.
Qué plantea el proyecto de Real Decreto
El Ministerio de Trabajo impulsa un Real Decreto de registro horario digital que cambiaría ese esquema. Sus novedades principales, tal como están redactadas en el texto en tramitación:
- Registro exclusivamente digital, eliminando la validez del papel y de la hoja de cálculo.
- Acceso remoto de la Inspección mediante una API estandarizada, sin necesidad de visita, con un plazo máximo de respuesta de 24 horas.
- Datos mínimos accesibles: hora de inicio, hora de fin, pausas, identificación de la persona trabajadora y centro de trabajo.
- Trazabilidad inmutable: quién modifica cada registro, cuándo y por qué, con copias de seguridad y plan de recuperación.
- Sanciones reforzadas: la infracción grave pasaría a una horquilla de 1.000 a 10.000 € aplicada por cada persona trabajadora afectada, en lugar de por centro de trabajo.
Hoy frente a lo que plantea el proyecto
| Aspecto | Hoy (norma vigente) | Lo que plantea el proyecto |
|---|---|---|
| Vía de acceso | Visita al centro, comparecencia o requerimiento escrito | Consulta remota mediante API estandarizada |
| Iniciativa | La empresa entrega lo requerido | La Inspección consulta directamente |
| Plazo de respuesta | El que fije el requerimiento | Máximo 24 horas |
| Soporte admitido | Analógico o digital, si es fiable, objetivo e inalterable | Solo digital |
| Datos exigibles | Inicio y fin de jornada diaria, conservados 4 años | Inicio, fin, pausas, identificación y centro |
| Trazabilidad | Exigida en la práctica por el criterio inspector | Registro inmutable de cada modificación, con motivo |
| Sanción de la infracción grave | 751 € – 7.500 € por centro de trabajo | 1.000 € – 10.000 € por persona trabajadora afectada |
| Estado | En vigor desde el 12/05/2019 | No publicado en el BOE a agosto de 2026 |
La columna de la derecha es un proyecto. Ninguna de esas obligaciones es exigible mientras no se publique la norma definitiva, y el texto que se publique puede no coincidir con el que hoy circula.
Por qué el proyecto sigue parado
El Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026. Los reparos que hizo explican por qué la tramitación no ha avanzado desde entonces:
- Impacto económico no evaluado. El órgano consultivo consideró que la memoria de la norma no cuantificaba adecuadamente el coste de adaptación para el tejido empresarial.
- Garantías de protección de datos insuficientes. Un canal permanente de consulta remota a información laboral individualizada plantea cuestiones de proporcionalidad, minimización, seguridad del canal y limitación de finalidad que el texto no resolvía con el detalle exigible. La propuesta tampoco contó con el respaldo de la Agencia Española de Protección de Datos.
- Encaje como reglamento. Dudas sobre si determinadas obligaciones, y muy señaladamente el nuevo régimen sancionador, pueden establecerse por Real Decreto o requieren rango de ley.
El texto volvió al Ministerio para su revisión. No hay fecha de entrada en vigor, y lo razonable es esperar que, cuando se publique, traiga un periodo de adaptación escalonado.
Mientras tanto, la norma aplicable sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto y el régimen sancionador de la LISOS: infracción grave del artículo 7.5, sancionada según el artículo 40.1.b con 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, en tres grados (751 – 1.500 €, 1.501 – 3.750 € y 3.751 – 7.500 €).
El punto de protección de datos que conviene entender
Aunque el acceso remoto llegue, no convertirá el registro horario en un dato de libre circulación. Los principios del RGPD siguen aplicándose, y son los mismos que la AEPD viene recordando en materia de control de presencia:
- Minimización. Solo los datos necesarios para la finalidad: horas de jornada, no ubicación continua ni actividad dentro del ordenador.
- Limitación de la finalidad. El registro se lleva para acreditar la jornada, no para evaluar el rendimiento.
- Seguridad. Un canal de consulta remota exige autenticación fuerte, cifrado y registro de cada consulta.
- Sin biometría por defecto. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 considera el dato biométrico categoría especial y de alto riesgo, y entiende que no existe habilitación legal con rango de ley suficiente para su uso general en control de presencia. Recomienda alternativas menos intrusivas: app, navegador, PIN o credenciales personales.
Ese último punto es relevante para cualquier empresa que esté eligiendo sistema ahora: montar el fichaje sobre huella o reconocimiento facial añade un problema de cumplimiento que la norma de jornada no exige resolver.
Qué conviene tener resuelto ya, llegue cuando llegue
Independientemente de la fecha del Real Decreto, hay cuatro cosas que hoy ya marcan la diferencia en una actuación inspectora. Ninguna depende de que se apruebe nada.
1. Que el historial de cuatro años esté completo y localizable. No hay obligación más simple de comprobar ni más fácil de incumplir. Un cambio de proveedor, una migración a medias o un año en papel que se perdió en una mudanza dejan un hueco que no se puede rellenar después.
2. Que se pueda exportar el mismo día. El plazo de 24 horas que plantea el proyecto no es una cifra arbitraria: describe el estándar razonable de disponibilidad. Si hoy tardas una semana en reunir los fichajes de un trimestre, la fecha de publicación de la norma es lo de menos.
3. Que las correcciones queden trazadas. Corregir un olvido de fichaje es normal y legítimo. Lo que no se sostiene ante un inspector es un registro que se puede reescribir sin dejar rastro de quién lo cambió, cuándo y por qué. Esta es la debilidad estructural del Excel: no es que sea ilegal —el papel y la hoja de cálculo siguen siendo legales hoy si el registro es fiable, objetivo e inalterable—, es que resulta muy difícil demostrar que nadie tocó esa celda.
4. Que los datos cuadren con las nóminas y con los cuadrantes. El descuadre es el hilo del que tira la Inspección. Si el registro dice cuarenta y dos horas y la nómina paga cuarenta, la conversación deja de ser sobre el registro y pasa a ser sobre horas extra no retribuidas ni cotizadas.
Lo que no hace falta hacer
No hace falta contratar una API porque "la Inspección va a entrar". No va a entrar todavía. Y cuando la norma se publique, la parte técnica de la integración la resolverá el proveedor de software: lo que no resuelve ningún proveedor es que falten seis meses de fichajes de 2024.
Tampoco hace falta cambiar de sistema por miedo a los 10.000 €. Esa cifra pertenece a un texto que no está en el BOE. Con la horquilla vigente de hasta 7.500 € por centro y una inspección que se lleva media semana de trabajo interno ya hay motivo suficiente.
Cómo encaja Horix en esto
Horix es una herramienta de control horario pensada para que el día del requerimiento sea aburrido.
Cada persona ficha entrada, salida y pausas desde el móvil o el navegador, distinguiendo oficina, teletrabajo o casa de cliente; los equipos sin correo de empresa fichan en un kiosko en tablet con PIN. Cada centro de trabajo puede tener su propio radio de fichaje. Los turnos rotativos, nocturnos y partidos se configuran sin salirse del mismo registro, y las vacaciones, ausencias y bajas médicas pasan por su flujo de aprobación.
Para la parte que mira la Inspección: cada cambio queda auditado conservando el fichaje original, los informes de resumen, detalle y anomalías se exportan en PDF o CSV en el momento, y hay una API autenticada preparada para el día en que la consulta remota sea exigible. El fichaje es sin biometría, con usuario y PIN, en línea con el criterio de la AEPD.
Se contrata con un precio fijo desde 19 € al mes, sin coste por empleado, así que crecer de ocho a treinta personas no cambia la factura.
Horix no garantiza por sí solo que cumplas: eso depende de cómo se use y de que la plantilla fiche de verdad. Lo que sí hace es quitar la excusa más repetida cuando llega un requerimiento, que es que los datos existían en algún sitio y no había forma de sacarlos a tiempo.
Información orientativa, no asesoramiento jurídico. Verifica siempre las fechas y cuantías oficiales en el BOE y consulta a un profesional para tu caso concreto.