La obligación de registrar la jornada es de la empresa cliente, no de la gestoría: la impone el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y no se traslada firmando una hoja de encargo. La gestoría suele actuar como encargada del tratamiento y necesita su contrato del artículo 28 del RGPD. Lo suyo es el cierre de nómina.
Y ahí está el verdadero asunto. Para una gestoría, el registro de jornada no es un problema jurídico —eso se resuelve en dos párrafos— sino un problema de escala: cuarenta empresas cliente, cada una con su convenio, sus centros y su manera particular de mandar las horas.
Información orientativa, no asesoramiento jurídico. Verifica siempre las referencias en el BOE.
Quién responde de qué
Conviene tenerlo claro antes de discutir procesos, porque casi todas las conversaciones incómodas con un cliente nacen de aquí.
La obligación es de la empresa empleadora. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RDL 8/2019 y vigente desde el 12 de mayo de 2019, obliga a la empresa a llevar un registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona trabajadora, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
El sujeto sancionable es esa misma empresa. No llevar el registro es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con sanción de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo según el artículo 40.1.b. El acta se levanta contra el empleador, no contra su asesor.
Pero la gestoría no queda al margen. Tiene dos frentes propios:
- El contractual. Si la hoja de encargo dice que la gestoría "lleva el control horario" del cliente y llega una inspección con los registros a medias, el cliente va a mirar hacia la gestoría. Merece la pena que el encargo diga con precisión qué se hace: procesar los datos que el cliente aporta no es lo mismo que garantizar que la plantilla ficha.
- El de protección de datos. Aquí la gestoría sí tiene obligaciones directas y propias.
El rol en protección de datos
La empresa cliente es responsable del tratamiento de los datos de jornada de su plantilla: decide para qué se tratan y con qué medios. La gestoría, que los trata por cuenta del cliente, es encargada del tratamiento, y necesita el contrato del artículo 28 del RGPD con cada uno de sus clientes: objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento, tipo de datos, categorías de interesados y obligaciones de las partes.
Si además la gestoría usa un software de terceros para almacenar esos fichajes, ese proveedor entra como subencargado, y el encargo debe contemplarlo: hace falta autorización del responsable, y las mismas obligaciones deben trasladarse en cadena.
No es papeleo decorativo. Es lo primero que se pide cuando hay una reclamación ante la AEPD, y la horquilla sancionadora del artículo 83 del RGPD no distingue entre "es que era del cliente" y otras explicaciones.
De dónde salen los descuadres del cierre
Todo el mundo en una gestoría sabe cómo es el día 3 del mes. Lo que casi nadie mide es de dónde salen exactamente las horas que se pierden ahí. Suelen ser cuatro sitios:
- Datos que llegan tarde. El cierre no empieza cuando abres el mes, empieza cuando contesta el último cliente. Un cliente que responde el día 6 mueve todo el calendario.
- Datos que llegan en formatos distintos. Cada empresa manda lo suyo a su manera, así que no hay un proceso: hay cuarenta procesos.
- Datos ya interpretados. El cliente no manda fichajes, manda conclusiones: "Ana, 12 horas extra". Cuando el número está mal, no hay forma de saberlo hasta que alguien reclama.
- Datos que se contradicen. El parte dice una cosa, el cuadrante otra y el WhatsApp del encargado una tercera. Alguien tiene que decidir cuál gana, y esa decisión se toma sin evidencia.
Los tres primeros cuestan tiempo. El cuarto cuesta dinero, porque acaba en una nómina mal calculada, en un atraso o en una reclamación de horas extra sin registro que la sostenga.
Cómo llega hoy la información y qué pedir en su lugar
| Cómo llega hoy | Qué falla | Qué pedir en su lugar |
|---|---|---|
| WhatsApp del responsable: "Marta hizo cuatro horas el sábado" | No es registro válido, no se conserva, no hay hora de inicio ni fin y depende de la memoria de una persona | Fichaje con hora real del sábado, con su tipo de jornada marcado |
| PDF escaneado del cuadro de firmas | Ilegible a medias, sin trazabilidad de correcciones, imposible de cruzar con nada sin picarlo a mano | Exportación en CSV del periodo, persona a persona |
| Excel mensual con totales por persona | El total ya viene interpretado; si está mal, no hay nada detrás que lo desmienta | Detalle diario de entradas, salidas y pausas; el total se calcula solo |
| Parte en papel archivado en el centro | Cumple sobre el papel, pero no está disponible el día que se pide | Registro accesible en el momento, con conservación de cuatro años |
| Correo con las incidencias del mes, el día 2 | Llega tarde y solo recoge lo que alguien recordó que era una incidencia | Ausencias y vacaciones aprobadas en el momento en que ocurren |
| Nada: "este mes, todo normal" | "Normal" no es un dato; encubre olvidos de fichaje y días sin cerrar | Informe de anomalías del mes, aunque salga vacío |
La columna de la derecha no es una lista de deseos. Es lo que ya exige la norma vigente para el registro: hora concreta de inicio y fin, por persona y por día. Si el cliente cumple eso, la gestoría deja de reconstruir el mes y pasa a revisarlo.
El problema de recibir las horas ya cocinadas
Este merece sección propia porque es el que más caro sale.
Cuando un cliente manda "40 horas semanales, sin incidencias", está entregando una conclusión, no un dato. Alguien —el encargado, la responsable de tienda, el propio gerente— ha mirado unos papeles, ha decidido qué contaba y qué no, y ha escrito un número. Ese trabajo de interpretación es exactamente el que la gestoría cobra por hacer, y se está haciendo dos veces: mal la primera y a ciegas la segunda.
Las consecuencias prácticas:
- No se detectan las horas extra reales. Si el encargado redondea, la gestoría no tiene forma de saberlo. La empresa cotiza de menos sin enterarse.
- No se detectan los excesos de jornada ni los descansos incumplidos. El descanso mínimo entre jornadas o el semanal solo se ven con horas concretas, no con totales.
- No hay prueba en una reclamación. Un total mensual escrito por el propio empleador no rebate nada. El registro diario, sí.
- No se puede reconstruir el pasado. Cuando alguien reclama en marzo por lo de octubre, la gestoría tiene el total de octubre y nada más.
La regla es simple: la gestoría debe recibir fichajes, no resúmenes. El resumen lo calcula el sistema, y entonces sí es revisable, trazable y defendible.
Qué pedir a cada cliente para que el mes cierre solo
Una lista corta, negociada una vez con cada empresa y puesta en el encargo:
- Que fiche todo el mundo, todos los días. Incluidas las jornadas parciales, la gente en teletrabajo y quien entra dos horas los sábados. Sin excepciones "de confianza": una excepción rompe el informe entero.
- Que las ausencias se registren cuando ocurren, no al final del mes. Vacaciones, permisos, bajas y días de asuntos propios aprobados en su momento.
- Que las correcciones dejen rastro. Corregir un olvido es normal y legítimo; lo que no se sostiene es un registro que se puede reescribir sin que quede constancia de quién, cuándo y por qué.
- Que el cuadrante o el horario pactado estén actualizados en el mismo sitio. Sin referencia no hay desviación que detectar.
- Que exista una persona interlocutora por empresa con capacidad de aprobar. Un mes se atasca casi siempre porque nadie de la empresa cliente tiene autoridad para decir "sí, ese sábado se trabajó".
- Que el cliente pueda descargar sus propios informes. Si la Inspección lo requiere, el plazo corre para él.
La cuenta de las horas: hazla con tus números
Nadie debería creerse una cifra de ahorro que le venda un proveedor, así que la cuenta la haces tú, con lo que pasa en tu despacho:
- Cuenta cuántas empresas cliente llevas en nómina.
- Estima los minutos que dedicas a reunir y transcribir las horas de una empresa media cada mes: perseguir el dato, abrir el PDF, picar en el programa, cuadrar los totales. Solo la parte mecánica, no el criterio profesional.
- Multiplica por el número de clientes. Ese es tu coste mensual de picar datos.
- Súmale las horas del mes pasado dedicadas a corregir un error de origen: un atraso, una nómina rehecha, una llamada para aclarar un sábado.
- Traduce el total a tu tarifa por hora.
Ese número es el techo de lo que puede ahorrar un cambio de proceso, y suele ser bastante más alto de lo que la intuición sugiere, porque el tiempo de picar datos está repartido en trocitos de diez minutos y no aparece en ningún parte de horas.
Lo que el proceso digital no ahorra: el criterio. Interpretar un convenio, decidir cómo se paga una guardia o revisar un complemento sigue siendo trabajo profesional. Lo que desaparece es la transcripción, que es la parte por la que ningún cliente quiere pagar.
Cómo se organiza en multiempresa
Llevar cuarenta empresas en un sistema de fichaje pide tres cosas concretas:
Separación real de datos. Cada empresa cliente es responsable de los suyos y no tiene por qué ver los de las demás. La plantilla de una no debe aparecer en los listados de otra, ni por error ni por un filtro mal puesto.
Acceso por roles. El personal de la gestoría necesita ver muchas empresas; el responsable de cada cliente, solo la suya; y dentro de un cliente con varios centros, el encargado de tienda probablemente solo su centro. Un único usuario administrador compartido por todo el despacho es lo contrario de esto.
Un panel que responda a la pregunta operativa. No "cuántas horas hizo Ana", sino "qué clientes tienen el mes cerrado y cuáles no". Sin esa vista, el seguimiento se hace con una hoja aparte, que es justo lo que se quería eliminar.
Y una decisión que conviene tomar pronto: quién paga el software. Si lo contrata la gestoría y lo repercute, hace falta un modelo de coste que no penalice tener clientes con plantillas grandes. Si el modelo cobra por empleado, cada cliente que crece encarece la cartera; con un precio fijo por empresa, la cuenta es previsible desde el primer día.
Cómo encaja Horix
Horix está pensado para trabajar así: multiempresa y multi-centro, con auditoría de cada cambio conservando siempre el fichaje original, y con informes de resumen, detalle y anomalías exportables en PDF o CSV en el momento en que se piden.
Lo que suele importar en una cartera de clientes:
- Equipos sin correo de empresa. Hostelería, obra, comercio y limpieza rara vez tienen email por persona. El kiosko en tablet con PIN resuelve ese caso sin repartir cuentas.
- Jornadas que no son de nueve a seis. Turnos rotativos, nocturnos y partidos, además de guardias localizadas con categorías configurables.
- Ausencias con flujo de aprobación. Vacaciones, ausencias y bajas médicas se aprueban en el sistema, así que llegan al cierre ya resueltas.
- Fichaje con contexto. Oficina, teletrabajo o en casa de cliente, y radio de fichaje por centro de trabajo cuando tiene sentido.
- Nóminas y documentos con acuse de recibo, en ficheros cifrados, para no seguir enviando PDF por correo.
- API autenticada pensada para la Inspección, además de la exportación manual.
- Sin biometría: se ficha con usuario y PIN, así que no se tratan categorías especiales del artículo 9 del RGPD.
Horix no convierte a nadie en cumplidor por sí solo —eso depende de cómo se use y de que la plantilla fiche de verdad—, pero elimina la parte del trabajo que no aporta valor: perseguir el dato y volver a escribirlo.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (BOE)
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículos 7 y 40 (BOE)
- Reglamento General de Protección de Datos, artículos 28 y 83 (BOE)
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (BOE)
- Agencia Española de Protección de Datos