No llevar el registro diario de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. La sanción vigente hoy va de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, en tres grados. Los 10.000 € por trabajador que circulan por media internet pertenecen a un Real Decreto que aún no se ha publicado en el BOE.
Esa es la respuesta corta. La larga importa, porque la diferencia entre una multa de 751 € y una de 7.500 € no la decide el azar: la decide lo que la Inspección se encuentra cuando pide los registros.
La obligación de la que cuelga la sanción
Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada que incluya la hora concreta de inicio y de fin de cada persona trabajadora. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019 y no distingue por tamaño, sector ni tipo de contrato.
El mismo artículo añade tres exigencias que se olvidan a menudo y que son, en la práctica, donde se pierden las inspecciones:
- El registro debe conservarse cuatro años.
- Debe estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Debe permitir consultar los datos de forma inmediata en el centro de trabajo, no dentro de una semana ni cuando la gestoría conteste el correo.
Incumplir cualquiera de esas piezas es lo que activa el régimen sancionador.
La sanción vigente: 751 € a 7.500 € por centro de trabajo
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica en su artículo 7.5 como infracción grave la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, incluido el registro. El artículo 40.1.b fija la horquilla económica de las infracciones graves en materia de relaciones laborales.
| Grado | Importe | Cuándo se aplica |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € | Incumplimiento puntual, sin perjuicio apreciable y sin antecedentes |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € | Situación generalizada o con efectos sobre la plantilla |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € | Reincidencia, intencionalidad o incumplimiento total y prolongado |
Dos matices que cambian mucho la cuenta:
Es por centro de trabajo, no por persona. Una empresa con tres tiendas puede recibir tres actas si la visita alcanza a las tres. Una empresa con una sola oficina y cuarenta personas recibe una.
El número de personas afectadas sí importa, pero para graduar. No multiplica la sanción; empuja hacia el grado medio o máximo dentro de la misma horquilla.
Qué se mira para graduar el importe
El artículo 39 de la LISOS marca los criterios. En materia de jornada, los que más pesan en la práctica son:
- La negligencia o intencionalidad: no es lo mismo un sistema mal configurado que una plantilla a la que nunca se le ha pedido fichar.
- El número de personas afectadas.
- El perjuicio causado, típicamente horas trabajadas y no retribuidas ni cotizadas.
- La reincidencia dentro de los plazos que fija la propia ley.
- El incumplimiento de advertencias o requerimientos previos del inspector actuante.
Ese último punto es el más caro de ignorar. Un requerimiento atendido a tiempo suele cerrarse sin acta; el mismo requerimiento desatendido rara vez se queda en el grado mínimo.
Lo que casi nunca viene solo
Una visita por registro de jornada rara vez se queda en el registro. Cuando los datos no cuadran, aparecen otros frentes:
- Horas extraordinarias no retribuidas ni cotizadas. Si de los fichajes se deduce trabajo por encima de la jornada pactada, el asunto salta al terreno salarial y de Seguridad Social, con su propia liquidación de cuotas y su propio recargo.
- Superación de los límites de jornada y descansos. Los topes de horas extra, el descanso mínimo entre jornadas y el descanso semanal se comprueban con los mismos datos.
- Obstrucción a la labor inspectora. No aportar lo requerido en el plazo señalado tiene su propio reproche, distinto del de la infracción de fondo.
Y hay un efecto indirecto que en dinero suele doler más que el acta: en una reclamación individual de horas extra, no tener registro deja a la empresa sin su mejor prueba. La obligación de llevarlo es suya, y los tribunales vienen haciendo recaer sobre quien la incumple las consecuencias de esa falta de prueba.
Los 10.000 € por trabajador: qué son y por qué no se aplican todavía
Situación normativa a agosto de 2026.
Circula por artículos, anuncios y comerciales que la multa por no fichar es de "hasta 10.000 € por trabajador". Conviene ser preciso, porque la afirmación es falsa hoy.
Esa cifra procede del proyecto de Real Decreto de registro horario digital impulsado por el Ministerio de Trabajo. El texto plantea, entre otras cosas, elevar la horquilla de la infracción grave a 1.000 – 10.000 € y aplicarla por cada persona trabajadora afectada, lo que en una plantilla de veinte personas convertiría un acta de 7.500 € en una de varias decenas de miles.
El estado real del proyecto:
- El Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026, con reparos sobre el impacto económico no evaluado, las garantías de protección de datos y el encaje de la norma como reglamento.
- El texto volvió al Ministerio para revisión.
- No está publicado en el BOE y no tiene fecha de entrada en vigor.
Traducido: si alguien te vende un software diciendo que "ya" te expones a 10.000 € por empleado, te está vendiendo con un dato que no es derecho vigente. La norma aplicable sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto y la horquilla de 751 a 7.500 €. Cuando el Real Decreto se publique, lo razonable es que traiga un periodo de adaptación; hasta entonces, lo que conviene es estar preparado, no asustado.
Nosotros preferimos decirlo tal cual: no hace falta inflar la sanción para justificar tener el registro en orden. Con 7.500 € y una tarde de trabajo perdida ya hay motivo de sobra.
Qué pide la Inspección cuando se presenta
Un requerimiento tipo en materia de tiempo de trabajo suele incluir:
- Los registros diarios de jornada de un periodo concreto, persona a persona, con horas de inicio y fin.
- Los contratos y el horario o cuadrante aplicable, para contrastarlos con lo registrado.
- Las nóminas del mismo periodo, para ver si las horas trabajadas se han retribuido.
- El convenio colectivo aplicable y los acuerdos de empresa sobre jornada, distribución irregular o registro.
- Cuando hay teletrabajo, el acuerdo de trabajo a distancia.
El formato del registro no está tasado: la norma vigente admite soportes analógicos y digitales. Lo que sí exige el criterio inspector es que sea fiable, objetivo y accesible. Un cuaderno o una hoja de cálculo pueden serlo sobre el papel; el problema es demostrarlo cuando el inspector pregunta quién escribió esa celda y cuándo.
Qué hacer si ya te ha llegado un requerimiento
Un requerimiento no es todavía un acta. Es la ventana en la que aún se puede corregir, y la mayoría de las sanciones evitables se pierden por gestionarla mal.
- Mira el plazo antes que nada. Suele ser corto y no se amplía solo. Si vas a necesitar más tiempo, se pide por escrito y se justifica, no se deja pasar.
- Reúne lo que existe, tal como existe. Fichajes, cuadrantes, contratos, nóminas y convenio. Aunque el registro esté incompleto, entregar lo que hay es mejor que no entregar nada: la falta de aportación abre un frente adicional.
- No maquilles el histórico. Rehacer meses de fichajes con horas redondas y letra uniforme es exactamente lo que un inspector detecta y lo que convierte una infracción del grado mínimo en una del máximo. Si faltan datos, se dice que faltan.
- Corrige hacia delante desde ese mismo día. Poner el registro en marcha durante la actuación no borra el pasado, pero pesa en la graduación: la ley valora la conducta de la empresa y la subsanación.
- Cuadra las horas con las nóminas antes de entregar. Si de tus propios datos se deduce trabajo no retribuido, es mejor saberlo tú primero que enterarte por el acta.
Y una obviedad que se olvida: si hay representación legal de la plantilla, conviene que sepan qué se ha entregado. Una discrepancia entre lo que dice la empresa y lo que cuenta el comité es un mal punto de partida.
Cómo reducir el riesgo sin montar un proyecto
Lo que de verdad cambia el resultado de una inspección no es el software, es tener cuatro cosas resueltas:
- Que todo el mundo fiche, todos los días. Incluidas las jornadas parciales, las personas en teletrabajo y quien entra dos horas los sábados.
- Que las horas registradas cuadren con las nóminas. Los descuadres son el hilo del que tira la Inspección.
- Que los cambios queden trazados. Corregir un olvido es normal; lo que no se sostiene es un registro que se puede reescribir sin dejar rastro.
- Que los datos se puedan entregar el mismo día. Cuatro años de historial no sirven de nada si tardas una semana en reunirlos.
Nuestro control horario está construido alrededor de eso: cada persona ficha entrada, salida y pausas desde el móvil o desde un kiosko en tablet con PIN si no tiene correo de empresa; cada centro de trabajo puede tener su propio radio de fichaje; cada corrección queda auditada conservando el fichaje original; y los informes de resumen, detalle y anomalías se exportan en PDF o CSV en el momento. Hay además una API autenticada, pensada para el día en que la Inspección pueda consultar los datos en remoto. El precio fijo mensual, sin coste por empleado, evita la otra sorpresa clásica: que cumplir salga caro por contratar.
No evita una sanción por sí solo —eso depende de cómo se use—, pero elimina la excusa más común: que los datos existían en algún sitio y no había forma de sacarlos a tiempo.