Sí, se puede geolocalizar el fichaje, pero solo con justificación. El artículo 90 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca a la plantilla y a su representación legal. El consentimiento no suele valer como base jurídica, y comprobar un radio de fichaje es bastante menos intrusivo que rastrear posiciones.
Esa es la respuesta corta, y separa dos cosas que se confunden todo el rato: saber si alguien está donde dice estar cuando ficha no es lo mismo que saber dónde está esa persona a lo largo del día. La primera puede ser proporcionada. La segunda casi nunca lo es.
Información orientativa, no asesoramiento jurídico. Verifica siempre las referencias en el BOE.
Qué dato estás tratando en realidad
La ubicación de una persona es un dato personal, y de los que más cuentan sobre su vida. No es una categoría especial del artículo 9 del RGPD —no es salud, ni biometría, ni ideología— pero sí es un dato del que se pueden inferir todas esas cosas: a qué médico va, en qué sede sindical entra, dónde duerme.
Por eso el punto de partida no es "¿puedo?", sino "¿cuánto necesito de verdad?". Todo lo que se decida después cuelga de esa pregunta.
Y una precisión que evita muchos líos: el registro de jornada exigido por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no pide ubicación. Lo que exige es la hora concreta de inicio y de fin de cada persona cada día, conservada cuatro años. La geolocalización es un añadido voluntario de la empresa, con su propia finalidad y su propia justificación. No se puede escudar en "es que la ley me obliga a fichar", porque la ley no obliga a saber desde dónde.
Base jurídica: por qué el consentimiento no suele servir
Todo tratamiento necesita una base jurídica del artículo 6 del RGPD. En el fichaje geolocalizado, las que se manejan son dos:
Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD). Exige una ponderación en tres pasos, y hay que dejarla por escrito: que el interés de la empresa sea real y concreto (verificar la presencia en obra, en el domicilio del cliente, en el centro asignado), que el tratamiento sea necesario para lograrlo —es decir, que no haya una vía menos invasiva— y que ese interés no quede desplazado por los derechos de la persona trabajadora.
La facultad de control del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa puede adoptar medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, guardando la consideración debida a la dignidad de la persona. Es el marco laboral al que remite expresamente la normativa de protección de datos.
El consentimiento, en cambio, es una base frágil aquí. El RGPD exige que sea libre, y en una relación laboral hay un desequilibrio evidente: quien se niega a activar la ubicación teme consecuencias, aunque nadie las mencione. Un consentimiento así no es libre, y si se retira, el sistema tendría que seguir permitiendo fichar igual. Construir el control horario sobre una base que puede desaparecer mañana por voluntad de cada persona es, además de jurídicamente discutible, inoperante.
Conclusión práctica: si la única razón por la que se pide la ubicación es "es que el trabajador aceptó al instalar la app", el tratamiento está mal fundado.
El artículo 90 de la LOPDGDD: informar no es opcional
La Ley Orgánica 3/2018 dedica un artículo específico a esto. Su artículo 90 regula los derechos ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral, y dice dos cosas:
- La empresa puede tratar datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para ejercer las funciones de control previstas en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
- La empresa debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras —y, en su caso, a sus representantes— acerca de la existencia y características de estos dispositivos, así como del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.
"Expresa, clara e inequívoca" descarta tres prácticas comunes:
- Un párrafo enterrado en el anexo de la política de privacidad que nadie firma ni lee.
- Un aviso que dice "podrán utilizarse tecnologías de localización" sin concretar cuándo, con qué precisión ni durante cuánto tiempo.
- Activar la función en la app y comunicarlo después, o no comunicarlo en absoluto.
Qué debería decir esa información
Cuanto más concreta, mejor defendida está la empresa:
- Qué se captura exactamente: si es la posición puntual en el momento de pulsar fichar, o algo más.
- Cuándo: solo al fichar entrada, salida y pausas, y en ningún otro momento.
- Qué se guarda: la coordenada, o únicamente el resultado de la comprobación (dentro o fuera del radio del centro).
- Para qué: la finalidad concreta, no "fines organizativos".
- Cuánto tiempo se conserva y con qué criterio.
- Quién puede consultarlo dentro de la empresa.
- Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión, y ante quién.
Donde existe representación legal de la plantilla, esta información va también a ella. Y conviene documentar la entrega: la carga de acreditar que se informó recae sobre la empresa.
Minimización y proporcionalidad
El artículo 5.1.c del RGPD pide que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Traducido al fichaje: si con saber que la persona está dentro del recinto del centro de trabajo se cumple la finalidad, guardar su coordenada exacta es más de lo necesario. Y si el objetivo es validar el fichaje, capturar posiciones cada quince minutos durante la jornada es otro tratamiento distinto, con otra finalidad, que necesita su propia justificación.
La diferencia entre comprobar en el instante y rastrear en continuo es la línea que separa un sistema defendible de uno que difícilmente supera un juicio de proporcionalidad.
Prácticas habituales y su alternativa menos intrusiva
| Práctica | Valoración | Alternativa menos intrusiva |
|---|---|---|
| Comprobar si la persona está dentro del radio del centro al pulsar fichar | Es el planteamiento más defendible: dato puntual, finalidad clara y verificable | Ya es la alternativa mínima; guardar solo el resultado dentro/fuera |
| Guardar la coordenada exacta de cada fichaje durante años | Más dato del necesario si la finalidad se cumple con la comprobación | Guardar únicamente el resultado de la comprobación y borrar la coordenada |
| Registrar posiciones durante toda la jornada | Difícilmente proporcionado para controlar la jornada; es vigilancia continua | Fichajes puntuales de entrada, salida y pausas |
| Mantener la localización activa fuera del horario de trabajo | No admisible: la facultad de control no alcanza al tiempo de descanso | Desactivación efectiva fuera de jornada, no solo por política interna |
| Capturar la ubicación del domicilio en teletrabajo | Entra en la vida privada y en la de quienes conviven con la persona | Que se declare la modalidad de teletrabajo, sin coordenadas |
| Usar el consentimiento como única base jurídica | Frágil por el desequilibrio de la relación laboral | Interés legítimo con ponderación escrita, o el art. 20.3 ET |
| Activar la geolocalización sin informar a la representación legal | Incumple el art. 90 de la LOPDGDD con independencia de lo proporcionado que sea | Informar por escrito antes de activarlo y conservar la evidencia |
| Cruzar el fichaje con el GPS del vehículo de empresa | Es un tratamiento distinto, con su propia finalidad y su propio análisis | Mantenerlos separados y limitar el del vehículo a la jornada |
El límite: la vida privada
Hay un terreno donde el análisis se acaba antes de empezar. Fuera de la jornada, la empresa no tiene facultad de control, y cualquier captura de posición en ese periodo es un tratamiento sin base. Lo mismo vale para el domicilio de la persona en teletrabajo: la casa no se convierte en centro de trabajo a efectos de vigilancia por el hecho de que allí se trabaje.
Dos cautelas prácticas que suelen olvidarse:
- La desactivación tiene que ser real. Que la app deje de pedir la ubicación fuera de jornada, no que una norma interna diga que esos datos "no se miran".
- El acceso a los datos debe estar restringido. Si cualquier mando intermedio puede consultar dónde fichó cada persona los últimos seis meses, el sistema es más intrusivo de lo que la documentación afirma.
Análisis de riesgos, evaluación de impacto y registro
Tres obligaciones formales que la empresa, como responsable del tratamiento, no puede saltarse:
Análisis de riesgos. El artículo 32 del RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Con datos de ubicación eso significa, como mínimo, cifrado, control de acceso por roles y registro de quién consulta qué.
Evaluación de impacto (EIPD). El artículo 35 del RGPD la exige cuando el tratamiento es probable que entrañe un alto riesgo, y menciona expresamente la observación sistemática de personas. Un sistema que solo comprueba un radio en el instante del fichaje no tiene por qué llegar ahí; uno que sigue posiciones de forma continuada, muy probablemente sí. La decisión debe razonarse y documentarse, no darse por supuesta en ningún sentido.
Registro de actividades de tratamiento. El artículo 30 del RGPD obliga a que la geolocalización figure en el registro con su finalidad, sus categorías de datos e interesados, los plazos de supresión previstos y las medidas de seguridad. Si el tratamiento no aparece ahí, es la primera pregunta incómoda de cualquier revisión.
Y los plazos: el registro de jornada se conserva cuatro años porque lo manda el artículo 34.9 del Estatuto. La ubicación no hereda automáticamente ese plazo. Cada dato conserva el suyo, y guardar coordenadas años enteros exige explicar para qué sirven pasado el mes en que se comprobó el fichaje. La supervisión de todo esto corresponde a la AEPD, y la horquilla sancionadora la fija el artículo 83 del RGPD.
El modelo de radio de fichaje
Es la forma más razonable de resolver el problema real —"¿esta persona ha fichado desde donde tenía que estar?"— con el mínimo de datos.
Funciona así: cada centro de trabajo tiene unas coordenadas y un radio. Cuando alguien pulsa fichar, el sistema comprueba en ese instante si el dispositivo está dentro del radio. Se registra el resultado de la comprobación, y no hace falta un histórico de posiciones.
Lo que aporta frente al rastreo:
- Un solo punto en el tiempo, el del fichaje, no una línea continua.
- Un resultado binario —dentro o fuera— en lugar de una coordenada que reconstruye recorridos.
- Una finalidad que se explica en una frase, que es justo lo que pide el deber de informar del artículo 90.
- Menos superficie de riesgo si algún día hay una brecha de seguridad: no hay mapa de vidas ajenas que filtrar.
No es una barra libre: sigue siendo un tratamiento, sigue necesitando base jurídica, información previa y su hueco en el registro de actividades. Pero la ponderación es mucho más fácil de superar cuando el dato que se trata es el mínimo imprescindible.
Cómo lo hace Horix
Horix aplica exactamente ese modelo: radio de fichaje por centro de trabajo, comprobado en el momento del fichaje. No guarda un histórico continuo de posiciones, porque para validar una entrada o una salida no hace falta.
Alrededor de eso:
- Fichaje de entrada, salida y pausas con modalidad oficina, teletrabajo o en casa de cliente, que resuelve por declaración los casos en los que capturar ubicación sería desproporcionado.
- Kiosko en tablet con PIN para equipos sin correo de empresa, donde el punto de fichaje es el propio dispositivo del centro.
- Sin biometría: se ficha con usuario y PIN, así que no se tratan categorías especiales del artículo 9 del RGPD.
- Auditoría de cada cambio conservando siempre el fichaje original, y control de acceso por roles.
- Informes de resumen, detalle y anomalías exportables en PDF o CSV, con la conservación de cuatro años que exige el Estatuto.
- Multi-centro y multiempresa, con precio fijo desde 19 € al mes y sin coste por empleado.
Horix es encargado del tratamiento; la empresa cliente es la responsable, y es quien decide si activa el radio de fichaje, en qué centros y con qué información previa a la plantilla. La herramienta reduce el riesgo y facilita el cumplimiento; que el tratamiento sea lícito depende de esas decisiones y de cómo se documenten.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículos 20.3 y 34.9 (BOE)
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, artículo 90 (BOE)
- Reglamento General de Protección de Datos, artículos 5, 6, 30, 32, 35 y 83 (BOE)
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE)
- Agencia Española de Protección de Datos